Fysioterapeuten 6-2020

30 FYSIOTERAPEUTEN 6/20 FAG FAGARTIKKEL mange tiltak for å øke deltakelsen, og vi så midlertidige oppsving i etterkant av disse. Tidlig i gjennomføringsfasen ønsket flere fysioterapeuter endringer som kunne for- bedre brukervennligheten. Videreutvikling av registreringsverktøyet med datatekniske forbedringer og endringer av faglig innhold fortsatte derfor gjennom hele gjennomfø- ringsfasen med fortløpende kommunikasjon mellom prosjektledelsen og de utøvende fysioterapeutene. Vi innførte økonomiske kompensasjoner og konkurranse med pre- miering for det fysikalske instituttet som i snitt registrerte flest pasienter per fysiotera- peut. Vi sendte ut nyhetsbrev på e-post til både fastlønte og selvstendig næringsdri- vende fysioterapeuter i en startfase, men da disse i liten grad ble lest, gikk vi over til SMS og sosiale medier for å informere om end- ringer og forbedringer. Vi arrangerte møter og kurs, og utarbeidet flere videofilmer for opplæring som ble delt med alle de utøvende fysioterapeutene. Superbrukere og forskere besøkte instituttene i flere runder for å bi- stå med implementering. Høsten 2016 ble det igangsatt flere tiltak samtidig for å bedre registreringsaktiviteten, og i en periode på ca. 12-14 uker økte rekrutteringen betydelig (Figur 1). I første halvår av 2017 var regis- treringshyppigheten igjen jevnt over lav på tross av alle tiltak. I privat praksis fungerte ikke ordningen med kontaktpersoner fra in- stituttene optimalt, da disse formidlet at det var en belastning å måtte «mase» på sine kol- leger. En del sluttet etter hvert i prosjektet, og kun et fåtall av fysioterapeutene lyktes med å implementere verktøyet i sin kliniske hver- dag. De som fortsatte kom med ønsker om ytterligere forbedringer av brukervennlighet og større klinisk nytte for fysioterapeutene. De ønsket også mer kunnskap om spørre- skjemaene, enklere tilgang til fortolkning av skjemaene og enklere import av fortol- kningstekster til journal- og epikriseskriving for bedre å kunne nyttiggjøre seg verktøyet og den tilgjengelige pasientinformasjonen. «Full spiker» i registrering høst 2017 Høsten 2017 innså vi at det var nødvendig med ytterligere tiltak for å øke registre- ringen igjen. En siste storsatsning – «Full spiker» – ble planlagt med ytterligere for- bedringer av brukervennlighet for å øke re- krutteringen. Det innebar at både fastlønte og selvstendig næringsdrivende fysiotera- peuter i en 8-ukers periode skulle gjøre en helhjertet registreringsinnsats. I forkant av denne perioden ble det gjort en rekke tiltak for å forenkle og forbedre systemet. Blant annet ble det lagt inn en mulighet for å hente ut samlerapporter med enkle fortolk- ninger av spørreskjemadata som var hentet inn både ved oppstart og avslutning, slik at disse enkelt kunne implementeres i journal og epikrise. Det ble også utarbeidet maler for epikriser i samarbeid med fastleger. Re- gistrering av pasientdata ved oppstart tok på dette tidspunktet ca. 10 minutter å gjen- nomføre for fysioterapeuten. I løpet av «Full spiker»-perioden ble det et kraftig oppsving i registreringer. II. Evaluering og erfaringer Fastlønte fysioterapeuters evaluering av ERV For de fastlønte fysioterapeutene ble det foretatt en evaluering i november 2016, et- ter det første halvåret med registreringer. Teamkoordinatorer ved hver av de fire byde- lene i Trondheim kommune sammenfattet erfaringer fra fysioterapeutene med særlig søkelys på hva som fremmet og hemmet re- gistrering. Faktorer som kunne fremme bruken av ERV var muligheten til å dokumentere sin egen praksis. Fysioterapeutene opplevde også nytte av å få tilgang til selvrapportert informasjon fra brukerne. Det kunne bedre kommunikasjonen og relasjonen til bruke- ren, involvere brukeren på en bedre måte og benyttes i samhandling med kolleger. Man hadde mulighet til å visualisere forløpet med grafiske fremstillinger, noe som kunne øke motivasjonen både hos bruker og fysiote- rapeut. Resultater fra spørreskjemapakken kunne understøtte fysioterapeutens kliniske valg, og mange oppga bedre bevisstgjøring og struktur i arbeidet. Fysioterapeutene opplevde det også som positivt at de kunne bidra inn mot forskning og få resultater di- rekte fra forskermiljøet. Faktorer som hemmet bruken av ERV blant de fastlønte fysioterapeutene var den ekstra tidsbruken registreringen innebar. Det var i tillegg en del tekniske utfordringer med systemet. Det var ikke mulig å integre- re ERV med de fastlønte fysioterapeutenes elektroniske journalsystem, noe som med- førte dobbeltarbeid. Det kunne være van- skelig å holde oversikt over de ulike spørre- skjemaene, en del spørsmål kunne oppleves som «rare» og i noen tilfeller kunne dette hemme kommunikasjonen med brukeren. Noen av fysioterapeutene stilte også spørs- mål ved om effekten av fysioterapi ble målt på riktig måte. Selvstendig næringsdrivende fysiotera- peuters evaluering av ERV De selvstendig næringsdrivende fysiotera- peutene (n=96; da noen hadde kommet til underveis) fikk høsten 2018 tilsendt et elek- tronisk spørreskjema om deres erfaringer med bruk av ERV. Det var 77 som besvarte skjemaet. De som avsluttet registreringen gjorde rede for årsaker, og de som fortsatte FIGUR 1 Forenkling: Ulike datatekniske tiltak som fjerning av obligatoriske kliniske tester, redusert skjemabyrde for pasientene, autoutsending av e-poster til pasientene m.m. Møte: Informasjonsmøter, fellesmøter for hele prosjektet, opplæring og motivasjonsmøter. Motivasjonstiltak: Konkurranser, Facebook side, instruksjonsvideoer, statistikk på antall registeret pasienter hver måned, økonomisk kompensasjon. Forbedring: Statistikk for hver enkelt fysioterapeut, nye samtykkeskriv, bedre tolkningstekster, rapporter og epikrisemaler. Ekstern endring: 01.01.2017: Egenandel for alle pasienter innført, merarbeid for fysioterapeutene. 01.01.2018: Direkte tilgang, henvisninger fjernes. Vår-sommer 2018: Overgang til ProMed Cloud førte til utfordringer med integrasjon med ERV. Kurs: Data-, skulder-, kne-, og kommunikasjonskurs. Kurs i klinisk nytte av ulike spørreskjema, import til journal, bruk av rapporter og epikrisemaler. 0 50 100 150 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 Antall aktive fysioterapeuter og registrerte pasienter hver andre uke i perioden 2016-2018. Pasienter Fysioterapeuter 2019 2016 2017 Konkurranse Instituttbesøk Instituttbesøk frivillig "FullSpiker" Instituttbesøk Ingen aktivoppfølging 2018